현지조사 통보를 받은 뒤 일주일, 무엇부터 맞춰 볼까

"월요일 오후에 전화가 왔는데 다음 주에 실사가 나온답니다." 병원 실무자들이 모이는 곳에 올라오는 글은 대개 이렇게 시작합니다. 보건복지부 현지조사는 원칙적으로 조사 시작 7일 전에 전화로 알리고 사전통지서를 보냅니다. 그 일주일을 어떻게 쓰느냐에 따라 조사 당일의 분위기가 꽤 달라집니다.

통지서에서 먼저 읽을 세 줄

사전통지서에는 조사 대상 기간, 조사 항목, 조사 기간이 적혀 있습니다. 지침상 대상 기간은 최근 3개월 지급분을 포함해 최대 36개월 범위에서 정하고, 현장조사는 의원·약국 1주, 병원 2주 안에서 진행됩니다(2026. 10. 1.부터 적용되는 지침 기준). 항목이 인력인지, 비급여인지, 입원료인지에 따라 준비할 자료가 완전히 달라지니 통지서를 받은 날 항목별로 담당자를 나눠 두세요.

일주일 동안 맞춰 볼 자료

이 기간에 할 일은 기록을 고치는 것이 아니라 기록끼리 맞는지 보는 것입니다. 진료기록을 보충하거나 날짜를 바꾸면 그 자체로 의료법 위반이 되고, 전자의무기록은 수정 이력이 남습니다.

• 신고한 의료인력·물리치료사 명단과 실제 출퇴근 기록, 급여 내역
• 입원·내원일수와 진료기록, 식대·병실 기록
• 비급여로 받은 항목과 급여 청구 내역이 겹치지 않는지
• 본인부담금 수납대장과 할인·면제 내역
• 청구 프로그램 설정을 바꾼 기록과 업체와 주고받은 메일

맞지 않는 부분이 보이면 메모로 정리하고 왜 그렇게 됐는지 경위를 확인합니다. 프로그램 설정 오류나 직원의 입력 착오였다면 그 근거 자료가 나중에 고의가 없었다는 설명이 됩니다.

당일 응대할 사람과 공간

조사팀은 보통 회의실 하나를 쓰면서 서류를 요구하고, 필요하면 직원을 따로 불러 묻습니다. 자료 요청을 받는 창구는 한 사람으로 정하고, 낸 자료의 이름과 기간, 건수를 그때그때 목록으로 남기게 하세요. 직원들에게는 아는 것만 답하고 기억이 확실하지 않으면 기록을 확인한 뒤 답하겠다고 말하라고 일러 둡니다. 답을 미리 맞추게 하는 것과는 다릅니다.

조사 기간 동안 남겨 둘 기록

조사팀이 특히 오래 들여다본 환자와 항목, 직원에게 던진 질문은 그날그날 메모해 두세요. 조사가 끝나고 사전통지서를 받았을 때 어디가 쟁점인지 가장 빨리 알려 주는 자료가 이 메모입니다. 미리 알린 범위를 넘어 추가로 조사하려면 그 필요성과 내용을 알린 뒤 해야 하니(행정조사기본법 제23조 제1항), 범위가 늘어나는 것 같으면 무엇이 왜 추가되는지 묻고 답을 적어 둡니다.

녹음이나 녹화를 원한다면 몰래 하지 말고 조사 시작 전에 범위를 조사팀과 협의하고 보건복지부에 알려야 합니다(같은 조 제3항·제4항). 협의 없는 녹음은 조사 방해로 평가될 수 있습니다.

변호사가 조사 과정에 입회하거나 의견을 진술하는 것도 법이 허용합니다(같은 조 제2항). 당일 입회가 어렵다면 사실확인서 문구만이라도 서명 전에 전화로 같이 보는 방법이 있습니다. 통지를 받은 주에 한 번 상의해 두면 항목별로 무엇을 먼저 볼지 정하기가 수월합니다.