퇴사자 노트북, 초기화하기 전에 멈추세요

직원이 퇴사하면 IT 담당자는 노트북을 초기화해 새 직원에게 넘깁니다. 평소라면 당연한 절차입니다. 그런데 몇 달 뒤 그 직원이 옮긴 경쟁사에서 비슷한 제품이 나오면, 그 노트북이 가장 중요한 증거였다는 것을 그제야 알게 됩니다.

지켜야 할 것은 기기와 기록

수사기관과 법원은 파일이 몇 개 나갔는지보다 언제 내려받았는지, 어디로 옮겼는지를 따라갑니다. 그 흔적은 퇴사자가 쓰던 PC, 메일 서버, 클라우드, 보안 프로그램, USB 연결 기록에 남습니다. 전원을 켜고 이것저것 열어 보는 것만으로도 기록이 바뀔 수 있습니다.

• 퇴사자 PC와 노트북은 초기화하지 말고 그대로 보관한다
• 회사 계정은 삭제하지 말고 비활성화만 한다
• 메일·클라우드·보안 로그의 보존 기간을 확인하고 백업한다
• 경쟁사 제품 출시나 거래처 이탈 시점을 날짜별로 적는다

핵심 인력이 퇴사할 때는 의심이 없더라도 기기를 일정 기간 보관하는 규칙을 두는 회사가 늘고 있습니다. 문제가 드러나는 것은 대개 퇴사 몇 달 뒤이기 때문입니다.

로그는 보존 기간이 지나면 자동으로 지워지기도 합니다. 메일 서비스나 보안 프로그램 업체에 보존 기간을 묻고, 필요하면 기간을 늘려 달라거나 미리 백업을 받아 두세요. 이 작업은 의심이 든 그 주에 해야 의미가 있습니다.

비밀로 관리했다는 증거도 필요합니다

영업비밀로 보호받으려면 그 자료가 공공연히 알려지지 않았고, 독립된 경제적 가치가 있으며, 비밀로 관리된 것이어야 합니다(부정경쟁방지법 제2조 제2호). 실제 사건에서 가장 자주 문제 되는 것이 마지막 요건입니다. 보안서약서, 접근 권한 설정, 대외비 표시, 보안 교육 자료를 함께 모아 두세요.

누구나 열 수 있는 공유 폴더에 있던 자료라면 영업비밀로 인정받기 어렵습니다. 그럴 때는 회사의 중요한 영업자산을 반출한 업무상배임 같은 다른 길을 검토합니다. 어느 쪽으로 갈지는 자료의 성격과 관리 실태를 보고 정합니다.

하지 말아야 할 일과 그다음 순서

퇴사자의 개인 메일이나 개인 메신저에 접속해 내용을 확인하는 것은 회사 쪽에 새 문제를 만듭니다. 퇴직금이나 마지막 급여를 주지 않는 방식으로 압박하는 것도 피하세요. 자료 문제와 임금 지급은 별개여서 오히려 임금체불 진정을 당할 수 있습니다.

증거를 지켰다면 대상 자료를 특정해 반환과 삭제를 요구하는 내용증명을 보냅니다. 요구를 받고도 계속 보유하면 그 자체가 처벌 대상이 되기 때문입니다(제18조 제1항). 사용을 막아야 하면 침해금지 가처분을, 경업금지 약정이 있으면 전직금지 가처분을 검토하는데, 가처분은 퇴사 직후 빨리 낼수록 의미가 있습니다.

형사 고소와 가처분을 함께 진행할지는 증거 상황을 보고 정합니다. 수사 과정에서 경쟁사 쪽 자료가 확보되면 이후 민사 절차에서도 중요한 자료가 됩니다. 수사기관이 PC를 포렌식할 때는 참여를 신청해 범위를 확인합니다.